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Réception - Sur place

Une procédure d’accueil présente dans le détail les tâches à effectuer, les règles à respecter, le comportement à adopter quotidiennement mais aussi lors de l’arrivée et du départ des vacanciers.

C’est aussi un outil de formation pour votre personnel d’accueil.

Vous pouvez adapter cette procédure en prenant en compte des caractéristiques de votre camping et vos habitudes de travail.

Rédiger une procédure d’accueil offre les avantages de réfléchir à une organisation efficace et de transmettre le document aux nouveaux salariés pour qu’ils se familiarisent avec le fonctionnement du camping.

Retrouvez ici un exemple complet de procédure d'accueil

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Le guide de bienvenue permet aux vacanciers de retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin tout au long de leur séjour.
Il est remis lors de l’arrivée des vacanciers.

Il peut se présenter sous forme de feuille A4, livret, dépliant ou classeur. Quelque soit le forme choisie, le guide de bienvenue doit être agréable à lire tout en étant le plus exhaustif possible.

Voici quelques points qui peuvent être abordés : cliquez ici

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Que ce soit dans le local d’accueil ou un autre lieu du camping, le point information regroupe toutes les informations pratiques pour les vacanciers qui viennent en complément du guide de bienvenue et les informations touristiques sur votre territoire.

Voici la liste des informations pratiques dont vous devez disposer pour répondre à vos clients.

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Rappelons aussi que concernant les litiges avec les vacanciers, la plupart peuvent être réglés sur place et durant le séjour. Ce sont d’ailleurs le plus souvent des réclamations que de réels litiges. Les réclamations peuvent porter sur le bruit dans l’enceinte du camping ou du voisinage, le ménage des locations, l’entretien des sanitaires et du site, les contraintes de sécurité.

Lorsque le vacancier se présente à l’accueil pour porter une réclamation, vous ou votre personnel d’accueil pouvez remplir une fiche réclamation. Cela vous permet d’avoir tous les éléments lorsque que ce n’est pas vous qui avez reçu le vacancier et de garder une trace de la réclamation si le vacancier vous demande par la suite un dédommagement.

Cette fiche réclamation comporte les éléments suivants :

- La date
- Le nom de la personne qui enregistre la réclamation
- Le nom et le prénom du client
- Les dates de séjour
- Le numéro d’emplacement
- Le résumé de la réclamation
- Le demande des clients (refaire le ménage, être dédommager, changer d’emplacement...)

- Les actions engagées

En cas de réclamation pour vol, rappelons que votre responsabilité n’est pas engagée mais assurez-vous que les panneaux d’affichage sont bien disposés dans les locaux communs, les locations et sur le parking. Renforcer l’information à tous les vacanciers de votre non responsabilité sur les documents d’accueil et inviter les vacanciers à ne pas laisser d’objets de valeur dans les voitures, les tentes, les caravanes, les mobil-home ....

Nous vous rappellons que les nouvelles normes de classement exigent une préocédure de traitement et de suivi des réclamations. Vous en trouverez un exemple dans la rubrique ci-dessous  "Docs à télécharger"

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La Facturation client

La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA. L'établissement de la facture répond donc à certaines contraintes de contenu, définies par des textes codifiés.

Pour connaitre les mentions obligatoires à faire apparaitre sur une facture, cliquez ici


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